Nhiều gia đình chỉ biết phải ký hợp đồng khi thuê người làm, mà chưa biết còn phải báo cho UBND xã nơi người làm việc. Từ 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức phạt 1 – 3 triệu đồng nếu gia đình không báo việc sử dụng hoặc chấm dứt sử dụng người giúp việc theo quy định. Bài này nói rõ thuê người giúp việc phải thông báo UBND xã trong trường hợp nào, báo trong bao lâu và báo bằng mẫu nào.
Ai phải báo, ai không phải báo?
Gia đình phải báo khi thuê người làm thường xuyên và ký hợp đồng lao động với người đó. Theo khoản 1 Điều 161 Bộ luật Lao động 2019, người giúp việc gia đình là người làm thường xuyên các công việc trong gia đình của một hoặc nhiều hộ, gồm nội trợ, quản gia, chăm sóc trẻ em, chăm sóc người bệnh, chăm sóc người già, lái xe, làm vườn và các công việc khác cho hộ gia đình.
Trường hợp thuê dọn nhà theo giờ, theo buổi hoặc theo ngày, thỉnh thoảng mới thuê, thì người đó không được xem là người giúp việc gia đình theo định nghĩa trên, nên gia đình không phải báo. Ví dụ: anh chị gọi người tới dọn nhà vài giờ vào cuối tuần, không ký hợp đồng lao động, thì đây thường là quan hệ dịch vụ, không phải quan hệ lao động.
Thuê qua ứng dụng cũng tương tự: đặt dịch vụ theo giờ qua ứng dụng và không ký hợp đồng lao động thì thường không phải báo. Ngược lại, nhận một người làm cố định, làm thường xuyên và ký hợp đồng lao động thì dù tìm qua kênh nào, gia đình vẫn phải báo.
Báo trong bao lâu, báo bằng mẫu nào?
Gia đình báo trong 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Thời hạn này được quy định tại khoản 2 Điều 90 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, văn bản hướng dẫn Bộ luật Lao động 2019 về người giúp việc gia đình.
Khi bắt đầu thuê, gia đình dùng Mẫu số 02/PLV. Khi chấm dứt sử dụng người làm, gia đình dùng Mẫu số 03/PLV. Hai mẫu này nằm trong Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Gia đình nộp mẫu cho UBND xã, phường, đặc khu nơi người giúp việc làm việc, tức là nơi người làm việc hằng ngày, không phải nơi người làm đăng ký hộ khẩu.
Nếu gia đình đã thuê người làm từ trước mà chưa báo, anh chị nên làm thủ tục báo ngay, vì nghĩa vụ này đã có từ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, không phải chỉ mới xuất hiện cùng Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Không báo thì bị phạt thế nào?
Nghị định 283/2026/NĐ-CP, ban hành ngày 15/7/2026 và có hiệu lực từ 10/9/2026, quy định mức phạt tại Điều 28 như sau. Không thông báo cho UBND xã, phường, đặc khu việc sử dụng hoặc chấm dứt sử dụng người giúp việc gia đình theo quy định thì bị phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng.
Mức phạt này kế thừa quy định đã có từ trước tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nên đây không phải là một nghĩa vụ hoàn toàn mới.
Cùng Điều 28 còn có hai mức phạt khác. Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản thì bị cảnh cáo lần đầu, tái phạm sau cảnh cáo thì bị phạt 1 – 3 triệu đồng. Giữ giấy tờ tùy thân của người làm, hoặc không trả khoản tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế để người làm tự tham gia, thì bị phạt 10 – 15 triệu đồng.
Thông tin mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý.
Ngoài việc báo, gia đình còn phải làm gì?
Việc báo UBND xã chỉ là một trong các nghĩa vụ khi thuê người làm thường xuyên. Trước hết, gia đình phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người giúp việc, theo khoản 1 Điều 162 Bộ luật Lao động 2019. Hợp đồng ghi rõ công việc, lương, giờ làm, giờ nghỉ, ngày nghỉ và thời hạn, để hai bên cùng làm theo một bản chung.
Gia đình trả lương trực tiếp cho người làm, và trả cùng kỳ lương khoản tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, để người làm chủ động tham gia bảo hiểm. Khi người làm thôi việc về nơi cư trú, gia đình trả tiền tàu xe đi đường, trừ trường hợp người làm tự chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
Gia đình không giữ giấy tờ tùy thân của người làm. Thay vào đó, anh chị xem bản gốc căn cước khi gặp mặt, đối chiếu thông tin rồi trả lại ngay. Các giấy tờ nên xem trước khi nhận người được hướng dẫn chi tiết trong bài giấy tờ cần kiểm tra khi thuê giúp việc, còn các điều khoản nên có trong hợp đồng được hướng dẫn trong bài hợp đồng thuê người giúp việc.
Thuê qua trung tâm có khác gì không?
Nghĩa vụ báo UBND xã không thay đổi khi gia đình thuê qua trung tâm. Hợp đồng lao động được ký giữa gia đình và người làm, nên gia đình vẫn là bên sử dụng lao động và vẫn là bên phải báo.
Khi thuê qua trung tâm, gia đình được trung tâm xác minh căn cước của người làm, phỏng vấn trực tiếp hoặc qua video, điện thoại khi người làm ở tỉnh khác, và ký hợp đồng ba bên giữa gia đình, người giúp việc và trung tâm. Với người đã từng đi làm, trung tâm gọi hỏi gia đình cũ, còn với người mới thì ghi rõ là chưa có kinh nghiệm. Nếu người làm không hợp, gia đình được đổi người miễn phí theo chính sách đổi người.
Anh chị nên hỏi rõ trung tâm ngay từ đầu về việc chuẩn bị mẫu báo và hợp đồng, để khi nhận người về nhà thì thủ tục đã sẵn sàng trong 10 ngày đầu.
Kết bài: bước tiếp theo
Thuê người giúp việc phải thông báo UBND xã khi gia đình thuê người làm thường xuyên và ký hợp đồng lao động. Anh chị báo trong 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng, dùng Mẫu 02/PLV khi bắt đầu và Mẫu 03/PLV khi chấm dứt, nộp cho UBND xã, phường, đặc khu nơi người làm việc. Nếu chỉ thuê dọn nhà theo giờ, thỉnh thoảng mới thuê, thì gia đình thường không phải báo.
Nếu gia đình đang cân nhắc thuê người làm ở lại nhà, anh chị có thể xem dịch vụ giúp việc ở lại nhà. Văn bản gốc có thể đọc tại toàn văn Nghị định 283/2026/NĐ-CP.